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Porqué son importantes las reuniones one to one y qué hay que tener en cuenta

¿Cómo reforzar una cultura de feedback a través de las reuniones one to one? Walter Abrigo, director general de Incutex, explica los beneficios de esta instancia de encuentro y las claves a tener en cuenta.

· Innovación,Empresas,Emprendimientos,Startups,Walter Abrigo

En el marco de la nueva normalidad instaurada por la pandemia del Covid-19, es fundamental que las empresas sigan velando por aquellos rituales y ceremonias que les permitan seguir creciendo con creatividad y agilidad, en una cultura organizacional sana.  

Para ello, es de vital importancia que el equipo tenga objetivos claros, una guía adecuada y, sobre todo, el soporte emocional para mantener la motivación y la productividad. ¿Cómo lograrlo? La respuesta está en las reuniones one to one.

Zoom in a las reuniones one to one

Walter Abrigo, director de Incutex, nos explica que “las reuniones 1-1 pueden tener diferentes formatos, el que adoptamos en Incutex está vinculado a la metodología OKR y su nombre es CFR: Conversaciones, Feedback y resultados”. 

En esta línea, Abrigo explicó que "esta instancia de encuentro está basada en un gestión continuada del rendimiento como un proceso que consta de dos partes interrelacionadas:

  • La primera consiste en el establecimiento de los OKR
  • La segunda conlleva conversaciones regulares y constantes a la medida de las necesidades del equipo".

-¿Por qué son importantes las reuniones onte to one? 

WA - Ante un entorno volatil, incierto, complejo y ambiguo las instancias de devolución anual o semestral de gestión del desempeño no son suficientes, es importante que el feedback y el reconocimiento no esten tan lejos del hecho con el que está vinculado,cuanto más corto mejor, y si pudiera ser en tiempo real mejor.

Son una instancia clave para el desarrollo tanto del jefe como del colaborador. 

También para analizar si el colaborador está alineado a los objetivos fijados y reflexionar sobre ello. Es importante que cada tarea que hagamos tenga un porqué, y ese porqué sea impactar en un “resultado clave”.

Al tratarse de reuniones que impactan en el desarrollo de las personas y en el logro de objetivos, en el mediano plazo terminan impactando en todos los stakeholders de la organización, colaboradores, jefes, clientes, proveedores, inversores, socios, etc. 

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-¿Cómo se beneficia la cultura organizacional a raíz de estos encuentros?

WA - Hoy donde la masa laboral es millenial en más del 50% en Latam, el feedback oportuno y la transparencia son requerimientos necesarios de ese segmento etario, a diferencia por ejemplo con generaciones previas. El mayor beneficio es que se mitiga o elimina el “radiopasillo”, se detecta rápidamente si alguien no está enfocado en los objetivos o bien si debemos modificarlos a los objetivos, porque el contexto ha cambiado.

-¿Qué consejos le darías a quienes buscan  reforzar una cultura organizacional de feedback y diálogo a través de las reuniones one to one?

WA - Empezar de a poco y apoyarse en alguna metodología validada, e ir aprendiendo de la práctica. Ser muy paciente. Apoyarse en tecnologias sociales, perderles el miedo. Los feeds de esas tecnologías permiten vincular el feedback a un OKR y a partir de alli desencadenar reuniones poderosas que persigan el desarrollo de ambos, jefe y colaborador y el logro de los objetivos a la vez.

Es importante que el que tenga más poder en la charla facilite la conversación por ejemplo preguntando:

  • ¿Hay algún objetivo que pensas no están en consonancia con las iniciativas principales de la organización?
  • ¿Hay algo que impida la consecución de tus objetivos? ¿Qué?
  • ¿Qué Objetivos es preciso ajustar, añadir o eliminar en vista del cambio de prioridades y de los aprendizajes de la metodología?
  • ¿Qué parte de tu trabajo te estimula más? ¿Cuál no te gusta?
  • ¿Qué aspectos de mi gestión como jefe te facilitan el trabajo?
  • ¿Qué aspectos de mi gestión obstaculizan tu capacidad para ser eficaz?
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Walter Abrigo, director general de Incutex.

El ejemplo de Incutex: cómo son las reuniones one to one 

Abrigo revela que en Incutex se llevan a cabo este tipo de reuniones con el objetivo de "promover la autonomía en cada uno de los integrantes. Es una condición clave para la forma de gobernanza holocrática que hoy tenemos".

"En mi experiencia fue y sigue siendo una instancia muy enriquecedora, en el día a día damos muchas cosas por dadas y no hacemos el espacio para validarlas. Una de las preguntas que mas me gusta hacer es ¿que aspectos gestionales y valores te gustaría que yo modifique y así ayudarte al logro de tus objetivos? Esto dispara conversaciones con descubrimientos impensados", explicó Abrigo.

En esta línea, reforzó la idea de que no existe una reunión onte to one "ideal" porque se trata de individuos. "Si bien es cierto esta apoyado en una metodología, la misma es aplicado por personas, cada una de ellas con su impronta e individualidades", remarcó Abrigo.

-¿De qué modo se llevan a cabo estas reuniones one to one en Incutex?

WA - En Incutex estas intancias comenzaron los primeros años a hacerse en forma metodologíca 1 vez por mes, pero luego al adoptar tecnologías sociales como Trello y Slack, estas instancias se activan en “documentan” en tiempo real y luego se la discute en algun encuentro pre seteado. A esto se le llama “management continuo”, no espero a la reunión para comunicar algo a mi jefe o colaborador.